Stakeholder Relations Analyst (French)

Role Responsibilities

The Ministry of Education and Childcare has an exciting opportunity and is looking for a Stakeholder Relations Analyst to join the French Language Services Branch.

The French Language Services Branch provides support to the Minister, the ministry, and four francophone regional authorities (which oversee 46 schools) by providing a leadership role in supporting French language education as well as translation services for the department. The branch strives to ensure that francophone education is equitable and supports the rights and access to a francophone education for French first language students; it also supports French education as it relates to French immersion and French as a second language students. 

Reporting directly to the French Language Services Manager, the Stakeholder Relations Analyst informs operational and strategic decisions of the branch, sector and department and contributes to identifying and resolving issues and queries in collaboration with francophone regional authorities. The Analyst conducts environmental scans, collects and analyzes data from a variety of internal and external information sources to identify trends, capacity issues, gaps and potential services to inform increased system effectiveness. The Analyst leads and supports various projects for operations and initiatives led by the branch, such as monitoring and analyzing the progress of francophone regional authorities in implementing provincial programs, priorities, and initiatives.

Key responsibilities of the role include: 

1. Support the oversight and monitoring of provincial francophone regional authorities in close collaboration with department colleagues 

• Provide data analysis and develop briefings and issues analysis as required to support oversight and monitoring functions.
• Assist in the annual review of education plans and education results reports, and recommend approval.
• Provide consolidated background information and research to support the resolution of escalated issues related to monitoring and approving plans.

2.    Ensure issues and queries are identified and addressed to sustain alignment between ministry and francophone regional authority policies and practices

• Research and develop responses to queries raised by francophone regional authorities and related stakeholders.
• Provide evidence-based input into Action Request responses, briefing notes, summaries, reports, business cases, correspondence, presentations and other communications materials.

Role Responsibilities

3.    Ensure data collected from ministry, field and public sources are collated, analyzed and presented to support branch operations and inform sector, division and department strategic planning and decision-making

• Collaborate with branch, department, and other sector management, professional and administrative staff to establish format, content and creation of francophone regional authority profiles.
• Provide analysis, summaries and reports to branch and sector staff to inform planning and decision-making.
• Identify gaps in data and collaborate with branch, sector, division and department colleagues to address gaps.

4.    Ensure research and analysis is completed to identify options and good practice, and inform decision making

• Summarize and analyze system intelligence and associated information to develop background materials and briefings, and recommendations for consideration by senior decision-makers.
• Assess the accuracy and reliability of data, apply information management and data analysis tools effectively, and populate and manipulate databases.

5.    Ensure the branch and sector management teams are supported in achieving the department mandate and goals 

• Develop and maintain collaborative working relationships with colleagues, partners and stakeholders.
• Identify opportunities to improve processes to enhance overall consistency and provision of high-quality services to all provincial regional authorities.

Please click on this link to view the job description for this position.

Role Responsibilities

Le ministère de l’Éducation et de la Garde d’enfants est à la recherche d’un ou d’une analyste des relations avec les parties prenantes au sein de la Direction des services en français (French Language Services Branch – FLSB).

La Direction des services en français (DSF) apporte un soutien au ministre, au ministère et aux quatre autorités régionales francophones (qui gèrent un total de 46 écoles) en assumant un rôle de premier plan en matière d’éducation en français et en fournissant des services de traduction au ministère. La DSF veille à ce que l’éducation francophone soit équitable, appuie les droits et l’accès à une éducation francophone pour les élèves de français langue première, tout en soutenant les programmes d’immersion française et de français langue seconde.

Relevant directement du ou de la gestionnaire des services en français, l’analyste des relations avec les parties prenantes aide la DSF, le secteur et le ministère à prendre des décisions opérationnelles et stratégiques éclairées, à cerner et résoudre les problèmes, à traiter les demandes et à répondre aux questions, tout en collaborant avec les autorités régionales francophones. L’analyste effectue des analyses de l’environnement, ainsi que la collecte et l’analyse de données provenant de diverses sources d’information internes et externes afin de dégager des tendances et de cerner les problèmes de capacité, les lacunes et les possibilités de services en vue d’améliorer l’efficacité du système. L’analyste dirige et appuie différents projets opérationnels et initiatives de la DSF, incluant le suivi et l’analyse des progrès de la mise en œuvre des initiatives, des priorités et des programmes provinciaux par les autorités régionales francophones.

Les principales responsabilités de l’analyste sont : 

1. Appuyer la supervision et la surveillance des autorités régionales francophones de la province en étroite collaboration avec les collègues du ministère

• Effectuer des analyses de données et des enjeux et rédiger des notes de breffage pour soutenir les fonctions de supervision et de surveillance 
• Participer à l’évaluation annuelle des plans d’éducation et des rapports sur les résultats en éducation et recommander leur approbation
• Fournir une synthèse des connais et de la recherche pour aider à résoudre les problèmes liés à la surveillance et l’approbation des plans

2. Cerner les problèmes et traiter les demandes afin que les politiques et les pratiques du ministère et celles des autorités régionales francophones soient harmonisées

• Effectuer de la recherche et répondre aux demandes de renseignements des autorités régionales francophones et des parties prenantes associées
• Contribuer à l’élaboration de divers produits de communication (réponses aux demandes de suivi, notes de breffage, résumés, rapports, dossiers de décision, correspondance, présentations, etc.) en se fondant sur des données probantes

Role Responsibilities

3. Compiler, analyser et présenter les données recueillies auprès du ministère et des sources externes ou provenant d’études sur le terrain afin de soutenir les activités de la direction et de guider la prise de décision et la planification stratégique du secteur, de la division et du ministère 

• Collaborer avec les gestionnaires et le personnel professionnel et administratif de la direction, du ministère et d’autres secteurs pour déterminer le format, le contenu et la création des profils des autorités régionales francophones
• Fournir des analyses, des résumés et des rapports pour orienter la planification et la prise de décision
• Identifier les lacunes en matière de données et collaborer avec les collègues de la direction, du secteur, de la division et du ministère pour corriger les lacunes

4. Effectuer les recherches et les analyses nécessaires pour définir les options et les bonnes pratiques et pour orienter la prise de décision

• Résumer et analyser les renseignements du système et les données connexes afin de préparer des documents, des notes de breffages et des recommandations à l’intention des décideurs de la haute direction
• Vérifier l’exactitude et la fiabilité des données, utiliser efficacement les outils de gestion de l’information et d’analyse des données, charger et manipuler des bases de données

5. Appuyer les équipes de gestion de la direction et du secteur afin de réaliser le mandat et les objectifs du ministère

• Établir et maintenir des relations de collaboration avec les collègues, les partenaires et les parties prenantes
• Identifier les occasions d’améliorer les processus afin d’accroitre l’uniformité et la qualité des services offerts par les autorités régionales francophones de toute la province

Veuillez cliquer sur ce lien pour consulter la description de poste pour ce poste.

APS Competencies

Competencies are behaviors that are essential to reach our goals in serving Albertans. We encourage you to have an in depth understanding of the competencies that are required for this opportunity and to be prepared to demonstrate them during the recruitment process.

This link will assist you with understanding competencies:
https://www.alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf.

The successful candidate will demonstrate the following competencies:

• Systems Thinking – Understands the broader organizational and policy context, anticipating long-term outcomes and potential impacts. Integrates diverse perspectives and identifies connections across systems, policies and stakeholders. Aligns strategies with public service values and collaborates across teams.
• Creative Problem Solving – Thinks critically to identify root causes of complex issues and improve systems. Draws on diverse sources and perspectives to provide evidence-based analysis and develop practical, forward-thinking responses. Encourages new ideas, continuous improvement, and open collaboration to address challenges with curiosity and innovation.
• Agility – Adapts quickly to changing priorities, emerging issues and new information. Maintains effectiveness under pressure and in unclear and complex situations. Prioritizes competing workload pressures in an effective manner. Demonstrates resilience and openness to feedback. Embraces change and supports others through transitions. 
• Develop Networks – Establishes trust and credibility with internal and external stakeholders. Builds and leverages professional networks to support collaboration and knowledge sharing to achieve common goals. Represents the organization with professionalism and integrity. 

APS Competencies

Compétences de la fonction publique de l’Alberta

Les compétences sont des comportements essentiels à l’atteinte de nos objectifs en matière de service à la population albertaine. Nous vous encourageons à bien comprendre les compétences requises pour ce poste et à vous préparer à les démontrer lors du processus de recrutement

Pour comprendre les compétences, consultez :
alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf.

La personne retenue devra démontrer les compétences suivantes :

• Pensée systémique : Comprendre le contexte organisationnel et politique plus large, en prévoyant les résultats à long terme et les répercussions possibles. Intégrer diverses perspectives et cerner les liens entre les systèmes, les politiques et les parties prenantes. Harmoniser les stratégies avec les valeurs de la fonction publique et collaborer avec les équipes
• Résolution créative de problèmes : Réfléchir de façon critique afin de déterminer les causes profondes des problèmes complexes et d’améliorer les systèmes. Faire appel à différentes sources et à divers points de vue pour fournir une analyse basée sur des faits probants et pour élaborer des réponses concrètes et avant-gardistes. Encourager de nouvelles idées, l’amélioration continue et la collaboration ouverte afin d’aborder les défis avec un esprit novateur et de la curiosité
• Agilité : S’adapter rapidement aux priorités changeantes, aux enjeux émergents et à de nouvelles données. Maintenir son efficacité sous pression et dans des situations floues et complexes Établir efficacement les priorités entre plusieurs tâches à accomplir en même temps. Faire preuve de résilience et d’ouverture à la rétroaction. Accepter le changement et aider les autres au cours des transitions
• Création de réseaux : Créer des liens de confiance avec les parties prenantes internes et externes et établir une crédibilité auprès d’elles. Établir des réseaux professionnels favorisant la collaboration et le partage des connaissances en vue d’atteindre des objectifs communs. Représenter l’organisme en faisant preuve de professionnalisme et d’intégrité

Qualifications

Minimum Recruitment Standards:

A Bachelor’s degree in Education, Arts or a related field, plus a minimum of two years of related experience is required. An equivalent combination of related experience and education may be considered on a one-to-one basis.

Minimum recruitment standards outline the minimum education and experience required for appointment to a job classification. 
Refer to https://www.alberta.ca/alberta-public-service-minimum-recruitment-standards.

Equivalency: Directly related education or experience considered on the basis of:

• 1 year of education for 1 year of experience; or
• 1 year of experience for 1 year of education.

Requirements:

• Proficiency in French and English, with a strong ability to communicate, write, and work effectively and confidently in both languages.
• Knowledge of French language education in Alberta, including francophone education, French immersion programs and French as a second language courses.
• Strong analytical, critical and systems thinking skills to assess data needs, synthesize complex information from various sources, and develop well-informed solutions and recommendations with an understanding of broader impacts.
• Excellent interpersonal, consultation and relationship management skills to collaborate effectively with stakeholders and cross-functional teams.
• Effective time management and organizational skills to coordinate multiple activities with concurrent and tight timelines, respond to a dynamic work environment, and adapt to shifting priorities.

Assets:

• Experience in developing briefing notes, preparing reports, and presenting and conducting analysis.
• Knowledge of the provincial education system, including the administrative and reporting structures of school authorities and schools.
• Ability to utilize diverse research methods and data management, business productivity software, and ministry information systems.
• Experience in project management within government or public sector context.

Qualifications

Normes minimales de recrutement

Un baccalauréat en éducation, en arts ou dans un domaine connexe et un minimum de deux ans d’expérience pertinente. Une combinaison équivalente d’études et d’expérience pertinente pourrait être prise en compte.

Les normes minimales de recrutement définissent la formation et l’expérience minimales requises pour obtenir un poste dans une catégorie d’emploi. Consultez alberta.ca/alberta-public-service-minimum-recruitment-standards.

Équivalence : Une formation ou une expérience directement reliée au poste sera prise en compte selon le principe suivant :

• 1 année d’études pour 1 année d’expérience; ou
• 1 année d’expérience pour 1 année de formation.

Exigences

• Maitrise du français et de l’anglais, avec une grande capacité à communiquer, à écrire et à travailler efficacement et avec assurance dans les deux langues
• Connaissances de l’éducation en français en Alberta, y compris l’éducation francophone, les programmes d’immersion française et les cours de français langue seconde
• Excellentes aptitudes pour l’analyse et pour le raisonnement critique et systémique et capacité d’évaluer les besoins en données, de faire la synthèse d’information complexe provenant de diverses sources et de formuler des solutions et des recommandations bien éclairées, avec une compréhension des répercussions générales
• Excellentes habiletés en relations interpersonnelles, en consultation et en gestion des relations afin de collaborer efficacement avec les parties prenantes et les équipes interfonctionnelles
• Sens de l’organisation et gestion efficace du temps afin d’effectuer de multiples tâches, simultanément et dans des délais serrés, et de s’adapter à un environnement de travail dynamique et aux priorités changeantes

Atouts

• Expérience dans la rédaction de notes de breffage, dans la préparation de rapports, ainsi que dans la réalisation et la présentation d’analyses
• Connaissance du système d’éducation de l’Alberta, y compris les structures administratives et hiérarchiques des autorités scolaires et des écoles
• Capacité à utiliser diverses méthodes de recherche et de gestion des données, des logiciels de productivité pour les entreprises et les systèmes d’information du ministère
• Expérience dans la gestion de projets au sein du gouvernement ou dans le secteur public

Notes

There is one permanent position available in Edmonton. This position is 36.25 hours per week, Monday to Friday (8:15 a.m. to 4:30 p.m.).

Applicants are advised to provide two cover letters and resumes written in both English and French summarizing information that clearly and concisely demonstrates how their qualifications meet the advertised requirements, including education, experience and relevant examples of required competencies.

Resumes must include dates (including months and years) associated with all education and work experience.

Shortlisted candidates will be required to complete a written assessment in both English and French.

Final candidates for this position will be required to undergo academic check, references, and security screening.

Please note that interviews will be conducted in-person in Edmonton.

Any costs associated with obtaining the required documents/checks as noted or interview travel expenses, will be the responsibility of the candidate.

Links and information on what the GoA have to offer to prospective employees.

• Working for the Alberta Public Service - https://www.alberta.ca/advantages-working-for-alberta-public-service.aspx.
• Public Service Pension Plan (PSPP) - https://www.pspp.ca.
• Alberta Public Service Benefit Information - https://www.alberta.ca/alberta-public-service-benefits.
• Professional learning and development - https://www.alberta.ca/professional-development-support-directive.
• Research Alberta Public Service Careers tool – https://researchapscareers.alberta.ca.
• Positive workplace culture and work-life balance.
• Opportunity to participate in flexible work arrangements such as working from home up to two days per week and modified work schedule agreement.
• Leadership and mentorship programs.

Notes

Il s’agit d’un poste permanent dont le lieu de travail est à Edmonton. Les heures de travail sont du lundi au vendredi, de 8 h 15 à 16 h 30, pour un total de 36,25 heures

Il est conseillé aux candidates et aux candidats de fournir deux lettres d’accompagnement et deux curriculum vitae rédigés en anglais et en français. Ces documents doivent démontrer de manière claire et concise en quoi leurs qualifications répondent aux exigences indiquées dans la présente offre d’emploi et inclure leurs études, leur expérience et des exemples pertinents des compétences requises

Dans leur curriculum vitae, les candidates et candidats doivent indiquer les dates (mois et années) de leurs différentes formations et expériences professionnelles.

Les personnes présélectionnées devront effectuer une évaluation écrite en anglais et en français

La personne retenue pour ce poste devra faire l’objet d’une vérification de ses études et d’un contrôle de ses références, ainsi que fournir une attestation de vérification de sécurité appropriée

Veuillez noter que les entretiens auront lieu en personne à Edmonton

Tous les frais liés à l’obtention des documents/des contrôles requis ou les frais de déplacement pour l’entrevue seront à la charge de la candidate ou du candidat

Liens et renseignements sur ce que le gouvernement de l’Alberta peut offrir aux futurs fonctionnaires

• Travailler pour la fonction publique de l’Alberta – alberta.ca/advantages- working-for-alberta-public-service.aspx
• Régime de pension de la fonction publique (PSPP) – pspp.ca
• Renseignements sur les avantages sociaux de la fonction publique de l’Alberta –alberta.ca/alberta-public-service-benefits
• Possibilités de perfectionnement professionnel – alberta.ca/professional-development-support-directive
• Outil de recherche sur les carrières dans la fonction publique de l’Alberta –  researchapscareers.alberta.ca
• Culture organisationnelle positive et équilibre travail-vie personnelle
• Possibilité de participer à des régimes de travail flexibles, comme le travail à domicile jusqu’à deux jours par semaine et les ententes sur les horaires de travail modifiés
• Programmes de leadeurship et de mentorat