Language Services Coordinator

Role Responsibilities

This job is accountable for coordinating the language services and translation requests received at the Francophone Secretariat as part of the implementation of the French Policy. To be effective, the incumbent must consistently monitor incoming requests, evaluate and assign those requests, and ensure their timely delivery. As part of other FS commitments, this contributes to the overall objective of the Policy, i.e., to maintain and increase the provision of services in French to French-speaking Albertans.

Responsibilities include, but are not limited to:

-    Coordinate the day-to-day operation of the Francophone Secretariat's translation services
-    Coordinate the payment for language services provided
-    Maintain data and statistics related to the provision of language services by the Direction
-    Interact daily with client ministries and ABCs to respond to their language services requests, for the provision of quality and timely products
-    Interact with Francophone Secretariat staff for the integration of French Policy objectives in the language services function
-    Maintain an ongoing relationship with language services providers for the delivery of quality and timely translations.

Ce poste est responsable de la coordination des demandes de services linguistiques et de traduction reçues au Secrétariat francophone dans le cadre de la mise en œuvre de la Politique en matière de francophonie du gouvernement. Pour être efficace, le ou la titulaire doit constamment surveiller les demandes reçues, les évaluer et les distribuer, et veiller à ce qu'elles soient livrées dans les délais prescrits. Dans le cadre d'autres engagements du Secrétariat, ce rôle contribue à l'objectif général de la Politique, c'est-à-dire celui de maintenir et d’accroître la prestation de services en français destinés à la francophonie albertaine.

Les responsabilités du poste sont les suivantes, sans s’y limiter :

-    Coordonner le fonctionnement quotidien des services linguistiques et de traduction du Secrétariat francophone.
-    Coordonner le paiement des services linguistiques fournis.
-    Tenir à jour les données et les statistiques relatives aux services linguistiques fournis par la Direction.
-    Interagir quotidiennement avec les ministères clients et les organismes, conseils et commissions du gouvernement pour répondre à leurs demandes de services linguistiques, afin de fournir des
     produits de qualité dans les délais impartis.
-    Interagir avec le personnel du Secrétariat francophone pour intégrer les objectifs de la Politique en matière de francophonie dans la fonction des services linguistiques.
-    Maintenir une relation avec les fournisseurs de services linguistiques pour s’assurer de recevoir des traductions de qualité et dans les délais prévus.

Role Responsibilities Continued

The Language Services Coordinator works in a fast-pace environment, responding to numerous simultaneous requests from clients. This requires an ability to assess needs; to have occasional difficult or sensitive discussions with clients or suppliers, including renegotiation of delivery dates for sensitive documents, or the need to increase approved amounts; and to adjust to changing priorities.

Critical thinking, multitasking, time management and decision-making skills are essential to this role. The incumbent must have the ability to learn and understand the French Policy requirements, client expectations and various standards of the profession. Although some instances may require guidance from the Head of Translation, most decisions are to be taken rapidly and thoughtfully without advice. Those decisions can have an impact on clients' projects and timelines.

Le ou la coordonnateur(trice) des services linguistiques et de traduction travaille dans un environnement dynamique, répondant à de nombreuses demandes simultanées de la part des clients. Cet environnement exige la capacité d’évaluer les besoins, de mener à l’occasion des discussions délicates avec les clients ou les fournisseurs — notamment pour renégocier les dates de livraison de documents de nature sensible ou pour demander une augmentation des montants approuvés —, ainsi que de s’adapter à des priorités changeantes.

La pensée critique, la gestion multitâche, la gestion du temps et la prise de décisions sont des compétences essentielles pour ce poste. La personne titulaire doit être en mesure d’apprendre et de comprendre les exigences de la Politique en matière de francophonie, les attentes des clients et les diverses normes de la profession. Bien que certaines situations puissent nécessiter les conseils du ou de la chef de la traduction, la plupart des décisions doivent être prises rapidement et de manière réfléchie, sans supervision. Ces décisions peuvent avoir une incidence sur les projets et les échéanciers des clients.

Please click on this link to view the job description for this position.

APS Competencies

Competencies are behaviors that are essential to reach our goals in serving Albertans. We encourage you to have an in depth understanding of the competencies that are required for this opportunity and to be prepared to demonstrate them during the recruitment process.

This link will assist you with understanding competencies:
https://www.alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf.

To ensure success in this role, the ideal candidate will demonstrate the following competencies:

Systems Thinking – As the Language Services Coordinator, you will need to work with translators and service providers to establish timelines and the best ways to deliver products; you will look at the best use of resources for that same purpose, and; you must be able to reflect on potential issues emerging from uncontrollable circumstances.

Creative Problem Solving – Problems and solutions encountered in this position are standard. You will plan and organize day-to-day work activities. Although thinking and problem solving is generally guided by established guidelines, standards and precedents, you will be contributing to the improvement of those guidelines, standards and precedents.

Agility – The position requires constant adaptation, and short turnaround times to react to change. It is paramount that you be flexible and open. It is also very important that you seek advice when delicate situations arise (e.g., with clients or providers), and that you be willing to experiment with new ways of doing things.

Develop Networks – The position is central to ensuring clients obtain the language services they need. It is important that they establish and maintain excellent relationships with both their clients and the language services providers. 

APS Competencies Continued

Les compétences de la fonction publique de l’Alberta (FPA) sont des comportements essentiels à l’atteinte des objectifs du gouvernement en matière de services à la population albertaine. Nous vous encourageons à acquérir une compréhension approfondie des compétences qui sont requises pour ce poste et à être prêt à démontrer vos connaissances à cet égard pendant le processus de recrutement.

Le lien ci-dessous vous aidera à comprendre les compétences de la FPA (en anglais seulement) :
https://www.alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf

Pour réussir dans ses fonctions, la personne idéale devra faire preuve des compétences suivantes :

Pensée systémique – En tant que coordonnateur(trice) des services linguistiques et de traduction, vous devrez collaborer avec des traducteurs et des fournisseurs de services afin d’établir les échéanciers et les meilleures façons de livrer les produits. Vous devrez également examiner la meilleure utilisation des ressources à cette fin, et être en mesure de réfléchir aux problèmes qui peuvent découler de circonstances incontrôlables.

Créativité dans la résolution de problèmes – Les problèmes et la recherche de solutions sont courants dans ce poste. Vous serez appelé(e) à planifier et organiser les activités quotidiennes. Bien que la réflexion et la résolution de problèmes soient généralement encadrées par des lignes directrices, des normes et des précédents établis, vous contribuerez à l’amélioration de ces mêmes lignes directrices, normes et précédents.

Agilité - Ce poste exige une adaptation constante et des délais d’exécution courts pour réagir aux changements. Il est essentiel de faire preuve de souplesse et d’ouverture. Il est également très important de solliciter des conseils lorsque des situations délicates surviennent (par exemple, avec des clients ou des fournisseurs), et d’être disposé(e) à expérimenter de nouvelles façons de procéder.

Création de réseaux – Ce poste joue un rôle central pour garantir que les clients obtiennent les services linguistiques dont ils ont besoin. Il est essentiel d’établir et de maintenir d’excellentes relations tant avec les clients qu’avec les fournisseurs de services linguistiques.

Qualifications

The Francophone Secretariat is looking for an individual who has completed a high school diploma and studied in Public Administration and/or in a field related to languages (linguistics, translation, language teaching, or any postsecondary related to languages); plus a brings a minimum of 3 years of related work experience. It would be an asset if candidates have some post-secondary education in a field related to languages. Equivalencies of directly related education or experience will be considered on the basis of 1 year of education for 1 year of experience; or 1 year of experience for 1 year of education.

Le Secrétariat francophone est à la recherche d’une personne ayant obtenu un diplôme d’études secondaires et ayant poursuivi des études en administration publique et/ou dans un domaine lié aux langues (linguistique, traduction, enseignement des langues ou tout autre programme postsecondaire lié aux langues), en plus de posséder un minimum de trois années d’expérience de travail pertinentes. Des études postsecondaires dans un domaine lié aux langues constituent un atout. Les équivalences entre formation et expérience directement liées seront prises en compte selon le principe suivant : une année d’études équivaut à une année d’expérience, et vice versa.

Qualifications Continued

The incumbent:

• Must possess extensive experience in an administrative position;
• Must have an in-depth knowledge of English and French, both orally and in writing;
• Must possess outstanding organizational and planning skills, an ability to establish priorities and meet frequent deadlines with tight timelines, and a strong attention to detail;
• Must have excellent interpersonal skills, and ability to build and maintain good working relationships with staff, clients and suppliers, an ability to interact with others with tact, an appreciation of the importance of strong customer service;
• Must have strong knowledge of budgeting and financial administration principles and practices (such as invoicing), and an appreciation of how they can promote efficient and effective administration;
• Must possess the ability to work autonomously, to recognize sensitive situations, to solve problems, and to make operational decisions;
• Must have experience with and proficiency using computer applications, specifically Microsoft Office Suite, as well as knowledge of specialized formatting/publishing tools.

Le ou la titulaire du poste doit :

• Posséder une vaste expérience dans un poste administratif;
• Avoir une connaissance approfondie de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Démontrer d’excellentes compétences en organisation et en planification, une capacité à établir des priorités et à respecter des délais serrés, ainsi qu’à porter une grande attention aux détails;
• Avoir d’excellentes aptitudes interpersonnelles, une capacité à établir et à maintenir de bonnes relations de travail avec le personnel, les clients et les fournisseurs, à interagir avec tact, et à reconnaître l’importance d’un service à la clientèle de qualité;
• Avoir une solide connaissance des principes et pratiques de la gestion budgétaire et financière (comme la facturation), ainsi qu’une compréhension de leur rôle dans une administration efficace et efficiente;
• Étre capable de travailler de façon autonome, de reconnaître les situations délicates, de résoudre des problèmes et de prendre des décisions opérationnelles;
• Avoir de l’expérience et une maîtrise des applications informatiques, notamment la suite Microsoft Office, ainsi qu’une connaissance des outils spécialisés de mise en page et de publication.
  
  Experience with computer-assisted translation software is an asset, as well as a familiarity with the translation industry. Previous experience working in a translation office is preferred.
  
  Une expérience des logiciels de traduction assistée par ordinateur constitue un atout, de même qu’une bonne connaissance de l’industrie de la traduction. Une expérience antérieure dans un bureau de traduction est souhaitée.

Notes

Note: This is a full-time temporary salaried opportunity for up to 24 months.
Resumes must include precise employment dates (month and year) for full-time employment.

The final candidates for this position will be asked to undergo an academic check, references, provide a suitable security screening and may be asked to complete an assessment .

Any costs associated with obtaining the required documents/checks as noted or interview travel expenses, will be the responsibility of the candidate. Out-of-province applicants can obtain the required documents/checks from the province they currently reside in.

Links and information on what the GoA has to offer to prospective employees:
•    Working for the Alberta Public Service - https://www.alberta.ca/advantages-working-for-alberta-public-service.aspx.
•    Alberta Public Service Benefit Information - https://www.alberta.ca/alberta-public-service-benefits.
•    Professional learning and development - https://www.alberta.ca/professional-development-support-directive.
•    Research Alberta Public Service Careers tool – https://researchapscareers.alberta.ca.
•    Positive workplace culture and work-life balance.
•    Leadership and mentorship programs.

Remarque : Il s’agit d’un poste temporaire rémunéré, à temps plein, d’une durée maximale de 24 mois.

Les curriculum vitæ doivent inclure les dates précises (mois et année) de chaque période d’emploi à temps plein.

Les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification des études, fournir des références, obtenir une vérification de sécurité appropriée. Ils pourraient également être invités à faire une évaluation.

Tous les frais associés à l’obtention des attestations et des documents requis, ainsi que les frais de déplacement pour l’entrevue, seront à la charge du candidat ou de la candidate. Les candidats des autres provinces peuvent obtenir les documents ou vérifications requis dans la province où ils résident actuellement.

Liens et renseignements sur ce que le gouvernement de l’Alberta offre à son personnel (en anglais seulement) :
•    Travailler pour la fonction publique de l’Alberta : https://www.alberta.ca/advantages-working-for-alberta-public-service.aspx
•    Renseignements sur les avantages de la fonction publique de l’Alberta : https://www.alberta.ca/alberta-public-service-benefits 
•    Apprentissage et perfectionnement professionnel : https://www.alberta.ca/professional-development-support-directive
•    Outil de recherche de carrières dans la fonction publique de l’Alberta : https://researchapscareers.alberta.ca
•    Culture de travail positive et équilibre travail-vie personnelle
•    Programmes de leadeurship et de mentorat