Executive Assistant

Role Responsibilities

This position reports to the Executive Director of the Francophone Secretariat.  Required is the daily administration and operation within the Departmental policies and procedures, approved budgets and negotiated agreements resulting in an efficient and cohesive delivery of the program's operations.

Responsibilities include, but are not limited to:
-    Responsible for planning and ongoing review of procedures
-    Act as assistant to Executive Director and Director in administrative matters and special projects
-    Preparation of annual budgets for review by Executive Director
-    Maintain records of monthly expenditures for the Branch
-    Prepare correspondence in response to public inquiries
-    Interacts with wide range of internal stakeholders - Ministers, MLAs, general public, corporate sector, other government departments, other governments (federal, municipal) to provide
      information as requested.
-    Liaise with external stakeholders (i.e. francophone community groups and associations) to set up meetings, respond to a variety of inquiries
-    Responsible for general office administration

Ce poste est placé sous l'autorité de la direction générale du Secrétariat francophone.  La position est chargée de l'administration et du fonctionnement quotidiens dans le cadre des politiques et procédures du ministère, des budgets approuvés et des ententes négociées, afin d'assurer l'efficacité et la cohésion des opérations du programme.

Les responsabilités incluent, mais ne sont pas limitées à :
-    Assurer la planification et l'examen permanent des procédures
-    Assister le directeur général et le directeur pour les questions administratives et les projets spéciaux.
-    Préparation des budgets annuels pour examen par la direction générale
-    Tenir à jour les registres des dépenses mensuelles de la direction générale
-    Préparer la correspondance en réponse aux demandes du public
-    Interagir avec un large éventail de parties prenantes internes - ministres, députés, grand public, secteur privé, autres départements gouvernementaux, autres gouvernements (fédéral, municipal) -    afin de fournir les informations demandées.
-    Assurer la liaison avec les parties prenantes externes (groupes et associations de la communauté francophone) pour organiser des réunions et répondre à diverses demandes de renseignements.
-    Responsable de l'administration générale du bureau

Please click on this link to view the job description for this position.

APS Competencies

Competencies are behaviors that are essential to reach our goals in serving Albertans. We encourage you to have an in depth understanding of the competencies that are required for this opportunity and to be prepared to demonstrate them during the recruitment process.

This link will assist you with understanding competencies: https://www.alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf.

•    Drive for Results
•    Build Collaborative Environments
•    Develop Networks
•    Systems Thinking

Les compétences de la FPA sont des comportements essentiels à l’atteinte des objectifs du gouvernement en matière de services à la population albertaine. Nous vous encourageons à acquérir une compréhension approfondie des compétences qui sont requises pour ce poste et à être prêt à démontrer vos connaissances à cet égard pendant le processus de recrutement.

Le lien ci-dessous vous aidera à comprendre les compétences de la FPA (en anglais seulement) :
https://www.alberta.ca/system/files/custom_downloaded_images/psc-alberta-public-service-competency-model.pdf. (en anglais seulement)

•    Orientation vers les résultats
•    Créer des environnements collaboratifs
•    Développer des réseaux
•    Pensée systémique

Qualifications

Qualifications:
 High school diploma and three years of related experience.

Equivalency: 
Directly related experience or education considered on the basis of: 
One year of experience for one year of education or one year of education for one 
Year of experience.

Requirement:
-    Knowledge of government administrative systems, policies and procedures 
-    Demonstrate organizational, leadership and planning skills
-    Excellent oral and written communication skills
-    Require extensive knowledge of English and French, written and spoken, so information can be provided to stakeholders in the relevant language
-    Extensive knowledge of and skill in Word, Excel, PowerPoint, Action Request Tracking System (ARTS) and 1GX
-    Ability to work with minimal supervision and complete projects within timelines on own initiative
-    Extensive judgement required to complete or deal with complex problems

Assets:
- 2 year Business diploma

Études et expérience:
Diplôme d'études secondaires et trois ans d'expérience dans le domaine.

Équivalence: 
L'expérience ou l'éducation directement liée aux fonctions du poste est considérée sur la base d’une année d'expérience pour une année d'études ou d’une année d'études pour une année d'expérience.

Exigences:
-    Connaissance des systèmes, politiques et procédures administratives du gouvernement 
-    Aptitude à l'organisation, au leadership et à la planification
-    Excellentes compétences en matière de communication orale et écrite
-    Connaissance approfondie de l'anglais et du français, à l'écrit et à l'oral, afin que les informations puissent être communiquées aux parties prenantes dans la langue concernée.
-    Connaissance approfondie et compétences dans les logiciels Word, Excel, PowerPoint, le système de suivi des demandes d'action (ARTS) et 1GX.
-    Capacité à travailler avec un minimum de supervision et à mener à bien des projets dans les délais impartis, de sa propre initiative.
-    Capacité à faire preuve d'un grand discernement pour résoudre ou traiter des problèmes complexes.

Atouts:
-    Diplôme de 2 ans en commerce

Notes

There is one temporary position-Up to 12 months with possibility of an extension, located in Edmonton. This position is 36.25 hours per day, 8:15 a.m. – 4:30 p.m. Monday-Friday.

Resumes must include precise employment dates (month and year) for full-time employment.

The final candidates for this position will be asked to undergo an academic check, references, provide a suitable security screening and may be asked to complete an assessment .

Any costs associated with obtaining the required documents/checks as noted or interview travel expenses, will be the responsibility of the candidate. Out-of-province applicants can obtain the required documents/checks from the province they currently reside in.

Links and information on what the GoA has to offer to prospective employees:
•    Working for the Alberta Public Service - https://www.alberta.ca/advantages-working-for-alberta-public-service.aspx.
•    Alberta Public Service Benefit Information - https://www.alberta.ca/alberta-public-service-benefits.
•    Professional learning and development - https://www.alberta.ca/professional-development-support-directive.
•    Research Alberta Public Service Careers tool – https://researchapscareers.alberta.ca.
•    Positive workplace culture and work-life balance.
•    Leadership and mentorship programs.

Notes Continued

Un poste temporaire est offert à pourvoir – jusqu'à 12  mois avec possibilité de prolongation - à Edmonton. Ce poste exige 36,25 heures de travail par semaine, de 8 h 15 à 16 h 30, du lundi au vendredi.

Les curriculum vitæ doivent inclure les dates précises (mois et année) de chaque période d’emploi à temps plein.

Les candidats retenus pour ce poste devront se soumettre à une vérification des études, fournir des références, obtenir une vérification de sécurité appropriée. Ils pourraient également être invités à faire une évaluation.

Tous les frais associés à l’obtention des attestations et des documents requis, ainsi que les frais de déplacement pour l’entrevue, seront à la charge du candidat ou de la candidate. Les candidats des autres provinces peuvent obtenir les documents ou vérifications requis dans la province où ils résident actuellement.

Liens et renseignements sur ce que le gouvernement de l’Alberta offre à son personnel (en anglais seulement) :
•    Travailler pour la fonction publique de l’Alberta : https://www.alberta.ca/advantages-working-for-alberta-public-service.aspx
•    Renseignements sur les avantages de la fonction publique de l’Alberta : https://www.alberta.ca/alberta-public-service-benefits 
•    Apprentissage et perfectionnement professionnel : https://www.alberta.ca/professional-development-support-directive
•    Outil de recherche de carrières dans la fonction publique de l’Alberta : https://researchapscareers.alberta.ca
•    Culture de travail positive et équilibre travail-vie personnelle
•    Programmes de leadeurship et de mentorat